Eine Gartenhochzeit im Stretchzelt ist schön, bedeutet aber auch eine Vorbereitung mit Helfern. Wir wollen an Hand eines 100m² Zelt erklären, wie viele Helfer benötigt werden.

Unser Beispiel Stretchzelt Größe M

Das Beispiel Stretchzelt hat eine Größe von 120m² mit 10 x 12 m. Dieses Zelt bietet Platz für 100 Menschen bei einer freien Trauung, 80 Personen haben bequem bei einem Dinner platz und 60 Menschen können am Abend in einer Cocktail-Lounge beiwohnen.

Wir wählten das 10×12 m große Stretchzelt, da es mit 60 – 100 Personen einer Größe entspricht, mit der durchschnittliche Hochzeiten gefeiert werden. Wer mit einer größeren Gästemenge rechnet oder sich bewusst ist, dass mehr Menschen zum Dinner oder in der Cocktail Lounge sind, sollte eine Stretchzelt-Version größer wählen, die Helfer-Anzahl wird sich nicht erhöhen.

Aufbau bez. Abbau des Stretchzelts inkl. Bodenverlegung

Für den Auf- bez. Abbau des Zeltes benötigen Sie im Regelfall keine eigenen Helfer. Zwar ist es nett für uns, dass das Stretchzelt Equipment mit nach draussen getragen wird, jedoch ist dies in unserem Service mit enthalten. Im Normalfall kommen 1-2 Personen, um das Stretchzelt aufzurichten als auch den Fußboden zu verlegen. Die benötigte Zeit bei 120 m² ist ca. 4 Stunden für den Zeltaufbau sowie weitere 2 Stunden für das verlegen des Fußbodens. Voraussetzung ist natürlich das alles ohne Komplikationen abläuft.

Der eigentliche Zeitfresser ist der Transport vom Parkplatz, d.h. wo wir unser Auto parken dürfen bis hin zum Aufbauort. Oftmals ist der Parkplatz vor einem Haus, der Aufbauort des Stretchzeltes allerdings hinten im Garten. Bedingt durch die Schwere des Zeltes und des Fußbodens können hier schnell ein paar Stunden vergehen.

Dekoration im Detail liegt die Zeit

Man ist mit dem Aufbau fertig. Die Grundstimmung wird bereits mit dem Zelt zum Ausdruck gebracht. Doch erst die Dekoration verleiht die individuelle Note. Sei es durch Lichter oder Blumen, die Tische und Stühle sowie eine Bar. An der Stelle spielt sogar schon das Wetter eine Rolle.

Bei einer Freien Trauung z.B. müssen bis zu 100 Stühle in Reihen aufgestellt werden. Ein Teppich wird verlegt und ein Altar, wo sich das Brautpaar das Ja-Wort geben wird. Diese Vorbereitungen werden in den meisten Fällen schon am Tag des Zeltaufbaus erledigt. Bei 100 Stühlen, sollten mindestens 2 Helfer mit anfassen. Besser wären allerdings 4. Nun kommt es weiterhin darauf an, ob die Stühle mit weißen Tüchern bedeckt werden. Doch auch hier sollten 2 Personen die darauf folgende Dekoration in maximal 2 Stunden erledigt haben.

Der erste Umbau nach der Trauung

In vielen Fällen erfolgt der erste Umbau nach der Trauung. Sollte die Hochzeit in einem Standesamt oder einer Kirche statt finden, sollten die Tische und Stühle für das Dinner bereits aufgebaut sein. Sollte man bereits am Vortag aufbauen sind für den Aufbau der Tische und Stühle sowie der Tischdecken und Dekoration etwa 2-3 Stunden eingeplant.

Anders sieht es aus, wenn im Stretchzelt bereits die freie Trauung statt fand. Nun ist ein Umbau erforderlich. In vielen Fällen geht es auch nicht ohne zusätzliche Helfer ab. Als Tipp können wir aber geben, dass die Tische bereits in unmittelbarer Nähe des Zeltes stehen. Am Einfachsten bei einem Umbau wäre eine Tischreihe. Allerdings gehen pro Tisch auch 1-2 Plätze verloren. Für den schnellen Umbau mit Dekoration sollte man 4 Helfer einplanen, die alle Tische und Stühle schnell aufstellen, die Tischdecken und Pflanzen richten und das Stretchzelt in ein Dinner-Flair verwandeln.

Wohin mit den Hochzeitsgästen während des Stretchzelt – Umbaus?

Die dafür eingeplante Zeit beträgt bei 4 Helfern etwa 1 Stunde. Innerhalb dieser Zeit sollten Ihre Gäste eine Ablenkung haben. Bewährt haben sich in der Zeit kleine Spiele oder eine Band. Bitte auch daran denken, dass bei einer Band oder bei Spielen nicht jeder lange stehen kann. Daher sollten auch hier ausreichend Sitzmöglichkeiten vorhanden sein.

Schwieriger wird die Situation wenn es regnet. Im Regen stehen lassen kann man seine Gäste nicht. Erstes regnet es, zweitens ist der Fußboden nass. Als Alternative für so einen Fall sollte man ein Zelt für die Not haben. Hier können die Gäste während des Umbaus platz nehmen, etwas trinken oder die Spiele statt finden.

Ist ein Stretchzelt ohne Umbau optimaler?

Ohne Umbau geht es nicht. Sofern keine Trauung im Zelt ist, werden spätestens am Abend die Menschen nach draussen gebeten, das man ein paar Tische entfernen kann. Die einfachste Version ist natürlich, wenn man innerhalb des Stretchzeltes eine freie Fläche lässt. Nachteilig bei dieser Version, dass man ein größeres Zelt benötigt. Am Besten wäre in dem Fall ein Stretchzelt der Größe XL mit 10 x 15m. Doch auch in diesem Fall sind mindestens 4 Helfer von Nöten, die den Umbau realisieren, während die anderen feiern.

Essen und Getränke bei einer Gartenhochzeit im Stretchzelt

Die Mahlzeiten sind der Knackpunkt. Büfett oder Essen servieren? Als Empfehlung von uns – eine Mischung aus Beidem. Vorab empfiehlt es sich, dass sich die Hochzeitsgäste ein Essen auswählen können. Sei es ein vegetarischer Gast oder eine Allergie. Zusätzlich sollte noch eine Salatbar das Essen abrunden. Achtung, wenn man mit einem Schlag zum Essen ruft, kann es an der Essensbar schnell voll werden. Wir empfehlen das auch beim Besuch der Salatbar eine Ordnung ist.

Ein guter Kellner trägt 4-6 volle Teller gleichzeitig. Das darf man natürlich nicht von einem Kellner als Aushilfskraft erwarten. Diese schaffen 2-4 Teller. Bei Hundert Gästen bei 4 Helfern muss jeder Kellner mindestens 12,5x laufen. 4 Professionelle Kellner wären schon nach etwa 4 Durchgängen fertig.

Als Tipp, während es Umbaus und wo die Gäste sich bei der „Ablenkung“ befinden, wird bereits vorab das Essen von den 4 Helfern serviert. Das ist vor allem eine Hilfe für die Hilfskräfte, die sich dann nicht mit Tellern durch die vollen Tische schlängeln müssten. Ferner möchten wir den Rat geben, dass sich ausreichend Getränke auf dem Tisch befinden.

Büfett und Schüsseln auf den Tischen

Auch bei einem Büfett sowie ausreichend Essensschüsseln auf dem Dinner-Tisch sind mindestens 4 Helfer von Nöten um diese alle zu platzieren oder nachzufüllen, wenn eine der Essensschüsseln leer ist. Strategisch ist es allerdings das Beste. Alle Gäste können sich beliebig den Teller so befüllen in der Menge wie gewünscht.

Salate und Desserts werden auf einem separaten Büfett untergebracht, wo sich jeder bedienen kann. Sollte man „Start-Getränke“ auf dem Tisch haben, haben nun die Helfer die Möglichkeit nach speziellen Getränkewünschen zu fragen.

Helfer aus dem Freundeskreis rekrutieren?

Wir möchten an der stelle dringend davon abraten, Freunde bei der Hochzeit zum Helfer zu degradieren. Auch das jeder Gast z.B. bei Tischen und Stühlen hilft. Das hat immer einen faden Beigeschmack. Besser ist, wenn man sich professionelle Helfer für den Tag sucht. Bitte an der Stelle nicht sparsam sein. Da keiner der Gäste bezahlen wird, fällt auch kein Trinkgeld an. Bei 4 Helfern a 25 Euro für 8 Stunden wären die Helferkosten bereits 800 Euro. An dieser Stelle nicht sparsam sein.

Auch wollen wir an dieser Stelle darauf hinweisen, das dies eine reguläre Arbeit ist. Das schließt eine Versicherung sowie das Finanzamt mit ein.

Catering-Service bestellen

Der einfachste Weg mit dem geringsten Aufwand, ist die Bestellung eines Catering-Service. Im verhandelten Preis sind in den meisten Fällen, Essen, ein Teil der Getränke sowie Service und Hilfskräfte mit dabei. Vorteilhaft bei einem Catering-Service ist, dass diverse Arbeiten rund um das Essen und das Servieren entfallen. Mit einigen Catering-Firmen kann man auch den Umbau innerhalb des Stretchzeltes organisieren.

Fazit:

Der eigentliche Aufbau des Stretchzeltes wird vom Stretchzeltanbieter realisiert. Der eigentliche Arbeitsaufwand bildet der Umbau innerhalb des Zeitplans am Hochzeitstag sowie der Service rund um das Essen. Perfekt wäre ein Catering-Service mit den man den Umbau als auch Dekoarbeiten sowie Essens-Service plant. Möchte man alles allein organisieren benötigt man mindestens 4 Helfer.

Interesse an einer Traumhochzeit in einem Stretchzelt?