Ob man eine Gartenhochzeit selber organisieren kann, lässt sich einfach beantworten. Ja – die Frage ist nur nach dem Aufwand. Eine Gartenhochzeit organisieren erfordert viel Kraft und Zeit.

Voraussetzungen – Stretchzelt mit 100 Gästen in Köln

Wir gehen wie immer von unserem Fall aus. Das heißt eine Gartenhochzeit im Großraum Köln mit etwa 100 Gästen. Dabei sind alle Altersgruppen vertreten. Die Gartenhochzeit selber findet in einem Stretchzelt im eigenem Garten statt. Die Gäste reisen Bundesweit an. Alle Gäste können in nahen Hotels oder bei Freunden untergebracht werden. Es findet lediglich das Mittagessen statt sowie die Nachmittags- und Abend-Gestaltung.

In unserem Beispiel werden keine fremden Helfer die ein separates Budget verschlingen dabei sein. Alle Arbeiten sind nur mit den vorhanden Personen oder Gästen realisierbar. Umbauten selber innerhalb der Hochzeitsfeier werden nicht umgesetzt.

Die Basis – das Stretchzelt

Im Regelfall mit Hilfen nimmt man bei 100 Gästen ein Stretchzelt von 15×10 m. Dieses bietet ausreichend und bequemen Platz für ein Mittagessen sowie nach einem Umbau Platz für Spiele oder den abendlichen Tanz. Im Falle das nichts umgebaut werden soll und alles an seinem Platz stehen bleibt. Benötigt man zum Einen ein Büfett, ausreichend Sitzmöglichkeiten sowie Platz für den Tanz am Abend. Kurz gesagt, mit dem Stretchzelt 15×10 m kommen wir nicht hin.

Wir verwenden wir unser vorhaben das Stretchzelt 12×20 m und können ein schönes Büfett aufbauen und haben weiterhin Platz für Tanz, Musik und Spiele. Selbstverständlich wird das Zelt auch schon einen Tag vorher aufgebaut und ausgeschmückt.

Ausschmücken des Zeltes

Auch das schmücken des Zeltes wird einen Tag vorher gemacht. Am Tag der Hochzeit wird dafür kein Platz bleiben. Zuerst kümmert man sich um das Licht, danach um die Sitze und den Büfetttisch. Schließlich schmückt man alles mit Blumen und Pflanzen aus. Das alles kann man innerhalb von 1 Tag schaffen. Bei dieser Menge an Gästen muss man auch bedenken, dass man oft laufen muss, bis alles einmal zum Zelt getragen ist und zum anderen am richtigen Platz ist.

Oftmals bieten sich für solche Arbeiten die Mütter an und genauso oft verkalkulieren sie sich in der Zeit. Denn auch wenn die Blumen geliefert werden, müssen die Pflanzen auf gehangen werden und jeder Tisch mit Blumen versehen werden.

Tisch decken und Tische vorbereiten

Anders als bei einer Hochzeit mit Catering, ist das Besteck am Büfett-Tisch. Auf den Tischen sollte nur ein Grundstock an Getränken und Knabbereien stehen. Ansonsten schmückt man die Tische nur mit Tischschmuck aus. Den Hauptaugenmerkt legt man auf den Catering-Tisch. Im Regelfall sollte dies eine lange Tafel sein. Getränke sollten fast über die ganze Büfett-Tafel gehen. Wasser, Limonaden, Säfte, Bier, Wein – für jeden Geschmack sollte was dabei sein und es darf nichts fehlen.

Aber auch ein Kaffee- bez. Tee-Automat sollte seinen Platz finden. Schon allein daran sollte man erkennen, das man Strom am Büfett-Tisch benötigt. Auch die Büfett-Wannen, welche die Speisen warm halten, sind schon aufzustellen und zu überprüfen.

Spiele, Tanz und Musik sind auch Vorzubereiten

Da wir auf diverse Hilfen verzichten ist weder eine Band noch ein DJ zu gegen. Es kommt alles aus der Konserve. Da man die Musik selber kaum Steuern kann, muss es am Tag der Hochzeit einen Musikverantwortlichen geben, der die Musik bei Bedarf abdreht. Vor allem setzt es aber voraus, dass man eine Playliste zusammen stellt, die nach Möglichkeit mehr als 12 Stunden geht. Wenn man sich nur vorstellt, das ein durchschnittlichen Lied 3 Minuten geht, kann man sich diese Arbeit schon vorstellen.

Ebenso wie die Vorbereitung für die Speisen und Getränke wird auch die Musikanlage aufgebaut, getestet und startbereit für den kommenden Tag gemacht. Schließlich sollte nun ein Stretchzelt stehen, mit gedeckten Tischen sowie einem vorbereitetem Büfett sowie der Musik.

Der Hochzeitstag – mit der Musik fängt alles an

Man hörte mit der Musik auf und beginnt auch mit der Musik. Da unser Brautpaar auf dem Standesamt ist, sollte einer zu Hause bleiben und mit dem organisatorischen weiter machen. Das ist im Regelfall die Musik. Meistens bleiben bei dieser Art von Hochzeit noch ein paar weitere Helfer im Garten und führen den Feinschliff durch. Eben wie das Musik anmachen.

Die Catering-Firma kommt nun und bringt das Essen, die Büfettplatten werden angestellt. Auch das Besteck und die Teller finden nun den passenden Platz. Die Ruhe vor dem Sturm. Die Gäste werden bald eintreffen. Letztlich werden noch die Tischbelegungen zusammen gestellt.

Die ersten Gäste kommen – es gibt Geschenke

Die ersten Minuten enden in den meisten Fällen so, dass man dem Brautpaar gratuliert und man setzt sich. Meistens zieht sich diese Zeremonie bis zu einer Stunde. Der Bräutigam wird ein paar Worte sprechen und das Büfett ist eröffnet. Wichtig an der Stelle ist, dass man seine Gäste trainiert, das Geschirr wieder an eine Entsorgung zu stellen.

Selten klappt das aber und Teller und Getränke stehen bis zum Abend herum. Auch an der Stelle muss sich mindestens einer der offiziellen Gäste erbarmen und die restlichen Teller einsammeln. Leider erfahren diese dann eher einen mitleidigen Blick.

Ganz vergessen zu erwähnen, dass ein großes Eröffnen des Büfetts auch ein Stau verursacht. Entweder bleiben viele sitzen und warten was die anderen machen oder alle laufen gemeinsam los. Auch ist ein Plan angebracht.

Mit den Spielen verläuft sich die Hektik

Jetzt übernehmen Freunde und Familienmitglieder das Fest. Spiele werden gemacht und man erfährt einiges über Braut und Bräutigam. Dies ist der beste Moment, sofern man ein paar Helfer ausgewählt hat, dass diese schmutziges Geschirr beseitigen und Essensreste. Wer die Hochzeitsspielchen nicht mag, wird sich sicherlich gern melden. Eine Auszeichnung ist es aber für keinen. Man will mit dem Brautpaar feiern und kann es nicht genießen.

Auch Torten und Kuchen werden nun aufgetischt. Die Gäste sollen ja Rund um die Uhr mit essen bei Laune gehalten werden. Evtl. werden auch schon Vorbereitungen für das Abendbrot getroffen. Alles ist aber immer im Büfett-Modus. Büfett aufstellen und abräumen, neues Essen bereit stellen. Der Helfer der dafür verantwortlich ist, hat eine Menge zu tun.

Wer will ein Freund-/Helfer auf einer Gartenhochzeit sein?

Nur wer das voran gegangene liest, wird feststellen. Man ist auf einer solchen Hochzeit kein Gast sondern eine Arbeitskraft. Denn hier verbringt man nicht den schönsten Tag mit seinem Brautpaar sondern der Tag wird zum Arbeitsalptraum. Wie schon oben erwähnt, werden sicherlich ein paar Mütter sagen, das sie das machen wollen. Der Arbeitsaufwand wird allerdings unterschätzt.

Mithelfen ja, ein wenig mit anfassen ist auch in Ordnung, aber eine komplette Ausrichtung einer Gartenhochzeit mit 100 Personen ist nicht möglich.

Kostenersparnis auf Kosten der Freunde

Letztlich ist die Entscheidung eine Gartenhochzeit allein zu Organisieren eine Kostenfrage. Man meint, dass man mit der Einsparung der Helfer den größten Teil spart. Wir können jedoch versichern, dass es keine ernsthafte Kostenersparnis ist. Einzig ist, dass man sich sein Verhältnis zu seinen Freunden und Verwandten zerstört.

Und mit ein paar Helfer?

Gehen wir jetzt nur von 5 Helfern auf – die wir den kompletten Tag bezahlen. Jedem Helfer würden wir pauschal 250,- Euro in die Hand drücken. Diese könnten dann sowohl beim Aufbau- als auch Abbau helfen und das Büfett immer am laufen halten. Auch in dem Fall müssten die Gäste sich immer zum Büfett bemühen und der Ablauf wäre ähnlich nur eben das die Arbeiten die sonst die Mütter oder Freunde gemacht hätten von Helfern übernommen werden.

Die Helfer könnte man sich aus Jobportalen oder Kleinanzeigen-Portalen beschaffen. Aber daran kann man schon fast erkennen, es ist eben doch nicht so einfach eine Hochzeit allein zu stemmen. Die Gartenhochzeit ist ohne fremde Hilfe kaum schaffbar.

Allein wenn man die Kosten betrachtet, kann man schnell zum Schluß kommen, es ist fast egal ob man eine Catering-Firma mit einem Komplett-Service beauftragt oder nur liefern lässt. Wer sich eine Hochzeit im Garten feiert sollte nicht sparen. Zumindest nicht an der falschen Stelle. Die Kostenersparnis geht auf Kosten seiner Freunde und seiner Verwandten. Dabei ist es wesentlich einfacher und wahrscheinlich kostengünstiger, kauft man jeweils immer das komplette Paket.

Wir sind immer und in jedem Fall Ihr Ansprechpartner – wer ein Hochzeitszelt mieten möchte.